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Dokumente

Jedes Dokument kennt sein Objekt.

Eine Dokumentenablage ist nicht die Frage, wo eine Datei liegt, sondern wozu sie gehört. Genau das führt SummitX mit: Objekt, Einheit, Vorgang – und die Historie dazu.

Der Unterschied

Derselbe Vorgang, zweimal betrachtet.

Heute

Der Ordnerbaum ist die Ordnung
Wer den Pfad kennt, findet die Datei. Wer ihn nicht kennt, legt sie ein zweites Mal ab.
Dateinamen tragen die Bedeutung
Objekt, Datum und Art stehen im Namen – bis jemand anders benennt.
Änderungen hinterlassen keine Spur
Wer ein Dokument ersetzt hat und warum, lässt sich nachträglich nicht klären.

Mit SummitX

Ablage mit Zuordnung
Jedes Dokument kennt sein Objekt, seine Einheit und seinen Vorgang – mit Ablage, Suche und Historie.
Rechte je Rolle und Modul
Zugriffe werden je Rolle und je Modul vergeben. Jeder sieht, was seine Aufgabe verlangt – nicht mehr.
Nachvollziehbar verändert
Wer wann was geändert hat, bleibt protokolliert. Das ist die Grundlage ordnungsgemäßer Verwaltung, nicht ein Zusatz.
Assistenz beim Ordnen, Freigabe beim Menschen
Assistenzfunktionen können Dokumente vorsortieren und Vorgänge vorstrukturieren. Die Zuordnung bleibt ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt.

Die Gegenüberstellung beschreibt Abläufe, keine gemessenen Einsparungen. Was SummitX bei Ihnen bewirkt, hängt von Portfolio, Datenqualität und bestehender Systemlandschaft ab.

Im Einzelnen

Was dazugehört.

Diese Leistungen stehen hinter der Funktion – im Wortlaut des Leistungskatalogs.

Dokumentenablage mit Zuordnung

Jedes Dokument kennt sein Objekt, seine Einheit und seinen Vorgang – mit Ablage, Suche und Historie.

Rollen, Rechte & Modulrechte

Zugriffe werden je Rolle und je Modul vergeben; jeder sieht, was seine Aufgabe verlangt.

Protokollierung & Verlauf

Wer wann was geändert hat, bleibt nachvollziehbar – Grundlage für ordnungsgemäße Verwaltung.

KI-Assistenz (optional)

Assistenzfunktionen ordnen Dokumente und bereiten Vorgänge vor. Sie liefern Vorschläge – Entscheidungen und Freigaben bleiben beim Menschen.

Optional · Cloud-Nutzung separat

Dokumente für Bewohner & Eigentümer

Freigegebene Unterlagen stehen im Portal bereit, statt einzeln versendet zu werden.

REST-API, Export & Import

Offene Schnittstellen, vollständige Exporte und Importe über CSV, Excel und SFTP.

Enthalten in: Plattformkern — in jeder Buchung enthalten

Objekte, Einheiten, Verträge, Kontakte, Dokumente und die Rechteverwaltung sind die gemeinsame Grundlage jedes Moduls. Sie sind in jeder Buchung enthalten – auch wenn Sie nur ein einzelnes Modul einsetzen. Ohne sie wäre kein Modul für sich allein sinnvoll nutzbar.

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Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Ersetzt SummitX ein eigenständiges DMS?

Für die Dokumente der Verwaltungsarbeit ja – sie liegen am Objekt, an der Einheit und am Vorgang. Wo ein revisionssicheres Archiv gefordert ist, wird es angebunden, statt es zu behaupten.

Kommen wir an unsere Dokumente heran, wenn wir wechseln?

Ja. Vollständige Exporte über CSV, Excel und SFTP sowie die REST-API gehören zum Plattformkern. Herstellerabhängigkeit ist kein Geschäftsmodell.

Was sehen Bewohner und Eigentümer?

Nur ausdrücklich freigegebene Unterlagen im Portal. Die Freigabe ist eine Entscheidung, keine Voreinstellung.

Weiter

Das hängt damit zusammen.

Eingangsrechnungen

Bereit für den gemeinsamen Aufstieg?

Sehen Sie SummitX live – mit Ihren Prozessen, Ihren Fragen und einem Gesprächspartner, der Hausverwaltung aus eigener Praxis kennt.

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