Vertrauen, das man nachprüfen kann.
Eine Immobilienverwaltung arbeitet mit den sensibelsten Daten, die Menschen haben: wo sie wohnen, was sie zahlen, was in ihrer Wohnung passiert. Diese Seite beschreibt, wie SummitX damit umgeht – konkret, ohne Siegel-Rhetorik und mit einer offenen Liste dessen, was wir nicht behaupten.
Ihre Verwaltung. Ihre Installation.
Der wirksamste Schutz gegen fremde Zugriffe ist, fremde Daten gar nicht erst danebenzulegen. SummitX wird deshalb als eigene Installation je Verwaltung betrieben – auf Ihrer Infrastruktur, mit Ihrer Datenbank, Ihren Konten und Ihrer Sicherung.
Es gibt keinen zentralen Datentopf, in dem die Bestände vieler Verwaltungen nebeneinander liegen und nur eine Filterbedingung sie trennt. Ein Fehler in dieser Filterbedingung ist in Mehrmandanten-Systemen der klassische Weg, auf dem Daten nach draußen gelangen. Diesen Weg gibt es bei uns nicht, weil es die gemeinsame Ablage nicht gibt.
Innerhalb Ihrer Installation greifen dann die feineren Werkzeuge: Rollen, Modulrechte und die Trennung nach Verwaltungseinheiten – für Ihr Team, Ihre Beiräte, Ihre Eigentümer und Ihre Dienstleister.
- Eigene Datenbank. Kein geteilter Datenbestand mit anderen Verwaltungen – auch nicht getrennt „per Einstellung“.
- Eigene Adresse, eigenes Zertifikat. Ihre Installation läuft unter Ihrer Domain, verschlüsselt per HTTPS.
- Eigene Sicherung. Ihre Datensicherung gehört zu Ihrer Umgebung – nicht zu einem fremden Sammelkonto.
- Eigener Zugriffskreis. Wer auf das System darf, entscheiden Sie – nicht ein Betreiber im Hintergrund.
- Eigener Ausstieg. Vollständige Exporte in offenen Formaten – Datenhoheit, die man auch ausüben kann.
Jeder sieht, was seine Aufgabe verlangt.
Der zweite Schutzring liegt an der Anmeldung und an der Rechtevergabe. Beides ist in SummitX nicht nachträglich angebaut, sondern Teil der täglichen Bedienung.
Rollen statt Sammelzugänge
Jede Person arbeitet unter ihrem eigenen Konto mit ihrer eigenen Rolle. Geteilte Zugänge, hinter denen niemand mehr steht, sind der häufigste Grund, warum sich Vorgänge später nicht mehr zuordnen lassen.
Rechte je Modul
Buchhaltung, Dokumente, Vorgänge, Stammdaten – der Zugriff wird je Bereich vergeben. Die Kollegin im technischen Bereich braucht keine Bankumsätze, und sie bekommt sie auch nicht.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Zusätzlich zum Passwort steht eine zweite Stufe bereit: Einmalcodes aus einer Authenticator-App oder ein Passkey, der an das Gerät gebunden ist. Aktivierbar je Installation und je Rolle.
Bremse gegen Rateversuche
Wiederholte Fehlanmeldungen werden verlangsamt und protokolliert. Ein automatisiertes Durchprobieren von Passwörtern läuft damit ins Leere, statt unbemerkt weiterzulaufen.
Zugänge ohne Konto – bewusst begrenzt
Beiräte oder Eigentümer erhalten für einzelne Vorgänge Zugänge über einen persönlichen Link. Diese Links sind auf genau einen Zweck begrenzt und öffnen nie das gesamte System.
Sichtbarkeit ist eine Entscheidung
Ob ein Vermerk nur intern gilt oder nach außen sichtbar wird, ist eine bewusste Angabe am Vorgang – keine Nebenwirkung. Interne Notizen bleiben intern.
Nichts verschwindet still.
Sicherheit heißt nicht nur, Zugriffe zu verhindern. Sie heißt auch, dass hinterher niemand behaupten kann, etwas sei nie passiert.
In den geldführenden Bereichen arbeitet SummitX nach dem Grundsatz Storno statt Löschen: Eine falsche Buchung wird nicht entfernt, sondern durch eine Gegenbuchung aufgehoben. Der ursprüngliche Vorgang bleibt sichtbar, die Korrektur ebenso. Das entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung – und es ist der einzige Weg, auf dem eine Jahresabrechnung später noch erklärbar ist.
Dieselbe Haltung gilt außerhalb der Buchhaltung: Dokumente behalten ihre Historie, Vorgänge ihren Verlauf, Freigaben ihre Urheber.
Wer hat es geändert?
Änderungen an Stammdaten, Buchungen und Dokumenten werden mit Benutzer und Zeitpunkt festgehalten.
Was war vorher?
Der vorherige Stand geht nicht verloren. Korrekturen sind als Korrekturen erkennbar – nicht als sauberer Zustand, der schon immer so aussah.
Wer hat es freigegeben?
Zahlungsläufe, Abrechnungen und Versandvorgänge tragen ihre Freigabe. Eine Freigabe ist ein Vorgang mit Namen, kein Häkchen im Hintergrund.
Was hat die Assistenz vorgeschlagen?
Wo KI-Funktionen unterstützen, bleibt getrennt dokumentiert, was vorgeschlagen und was von einem Menschen bestätigt wurde.
Daten unterwegs, Daten in Ruhe, Daten im Notfall.
Der beste Rechtebaum nützt wenig, wenn die Leitung offen ist oder die Sicherung im selben Brandabschnitt liegt. Deshalb gehören diese drei Punkte zum Betriebskonzept jeder Installation.
Verschlüsselter Transport
Jede Verbindung zur Plattform läuft über HTTPS mit gültigem Zertifikat – im Büro, im Homeoffice und im Bewohnerportal. Unverschlüsselte Aufrufe werden umgeleitet, nicht toleriert.
Sicherung mit zweitem Ziel
Die Referenzarchitektur sieht neben der laufenden Sicherung ein zweites, getrenntes Sicherungsziel vor – damit ein Ausfall der Hauptumgebung nicht auch die Sicherung mitnimmt.
Wiederherstellung wird geprüft
Eine Sicherung ist erst dann eine Sicherung, wenn sie sich zurückspielen lässt. Die Prüfung der Wiederherstellung gehört deshalb in den Betriebsplan Ihres Fachpartners – nicht in die Hoffnung.
Geprüfte Releases
Neue Versionen gehen erst raus, wenn die automatische Testsuite vollständig grün ist. Ein rotes Ergebnis blockiert die Auslieferung – ohne Umgehungsmöglichkeit für den Einzelfall.
Additive Aktualisierungen
Datenbank-Änderungen bei Updates sind additiv angelegt: Es kommt hinzu, es wird nicht im Vorbeigehen entfernt. Jede Aktualisierung setzt auf einer Sicherung auf.
Rechenzentren in Deutschland
Betrieb in deutschen Rechenzentren, deutsches Recht, kurze Wege bei Rückfragen. Welche Anbieter wir empfehlen und warum, legen wir offen dar.
Wer ist wofür verantwortlich?
Weil SummitX auf Ihrer Infrastruktur läuft, sieht die datenschutzrechtliche Rollenverteilung anders aus als bei einer klassischen Cloud-Software. Das ist ein Vorteil – aber nur, wenn man es sauber aufschreibt.
Ihre Verwaltung
Sie entscheiden über Zwecke und Mittel der Verarbeitung, führen das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und beantworten Auskunfts- und Löschersuchen Ihrer Mieter und Eigentümer. Die Daten liegen in Ihrer Installation, unter Ihrer Kontrolle.
Ihr zertifizierter Fachpartner
Wer Ihre Umgebung einrichtet und betreut, kann technisch auf sie zugreifen. Genau dafür gibt es den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit klar benannten technischen und organisatorischen Maßnahmen – nicht als Formsache, sondern als Beschreibung dessen, was tatsächlich geschieht.
SummitX als Hersteller
Im Normalbetrieb hat der Hersteller keinen Zugriff auf Ihre Daten. Wird für eine Fehleranalyse ein Zugriff nötig, geschieht das auf Ihre Anforderung, im vereinbarten Rahmen und nachvollziehbar – und endet, wenn der Anlass endet.
Rechenzentrum und Versanddienste
Infrastruktur, Mailversand und vergleichbare Dienste sind eigene Beteiligte mit eigenen Verträgen. Welche das in Ihrer Umgebung sind, steht in Ihrer Betriebsdokumentation – nicht in einer Sammelklausel.
Die konkrete Ausgestaltung – Zugriffswege, Aufbewahrungsfristen, Löschkonzept, Unterauftragsverhältnisse – gehört in Ihre Verträge und wird bei der Einführung gemeinsam mit Ihrem Fachpartner festgelegt. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Was wir nicht behaupten.
Sicherheitsseiten sind der Ort, an dem am meisten übertrieben wird. Deshalb hier die andere Hälfte: Punkte, die man bei uns nachfragen sollte – und ehrliche Antworten darauf.
Keine ISO-27001-Zertifizierung
SummitX trägt kein Sicherheitszertifikat einer Prüfstelle. Wir beschreiben, was wir tun, und stellen es zur Prüfung – aber wir werben nicht mit einem Siegel, das wir nicht haben.
Kein öffentliches Penetrationstest-Testat
Es gibt keinen veröffentlichten Prüfbericht eines externen Testers. Wenn Ihre Sicherheitsrichtlinie einen solchen Test verlangt, ist das im Rahmen der Einführung ein legitimer und besprechbarer Punkt.
Keine pauschale Verfügbarkeitszusage
Eine Prozentzahl auf einer Website ist keine Zusage. Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Wiederanlaufzeiten hängen an Ihrer Infrastruktur und gehören in die Vereinbarung mit Ihrem Fachpartner.
Keine automatische Sicherheit
Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechtevergabe und Sicherungsintervalle sind Einstellungen. Sie wirken, wenn sie genutzt werden. Wir richten sie ein und empfehlen sie – abschalten kann sie am Ende Ihr Haus.
Sicherheit ist nie fertig
Software, die weiterentwickelt wird, bekommt neue Angriffsflächen. Wir härten laufend nach und liefern das über die normalen Releases aus. Wer behauptet, fertig zu sein, hat aufgehört hinzusehen.
Keine Rechtsberatung
Wir liefern Technik und Betriebswissen. Ob Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten vollständig ist und welche Fristen für Sie gelten, beurteilen Ihre Datenschutzbeauftragten – nicht Ihre Software.
Was Verwaltungen uns zur Sicherheit fragen.
Die Fragen aus echten Einführungsgesprächen – mit den Antworten, die wir dort auch geben.
Wo liegen unsere Daten?
In Ihrer eigenen Installation – im eigenen Rechenzentrum, bei einem deutschen Cloud-Anbieter Ihrer Wahl oder auf einer Umgebung, die Ihr zertifizierter Fachpartner für Sie betreibt. In allen drei Modellen bleibt der Standort in Deutschland und Sie bleiben Eigentümer der Daten.
Liegen unsere Daten mit denen anderer Verwaltungen zusammen?
Nein. SummitX wird als eigene Installation je Verwaltung betrieben, mit eigener Datenbank und eigener Sicherung. Es gibt keinen gemeinsamen Datenbestand, aus dem heraus getrennt werden müsste.
Hat der Hersteller Zugriff auf unser System?
Im Normalbetrieb nicht. Ein Zugriff für Fehleranalyse oder Unterstützung erfolgt auf Ihre Anforderung, im vertraglich vereinbarten Rahmen und nachvollziehbar. Sie können ihn jederzeit beenden.
Gibt es eine Zwei-Faktor-Anmeldung?
Ja. Neben dem Passwort stehen Einmalcodes aus einer Authenticator-App und Passkeys zur Verfügung. Ob und für welche Rollen die zweite Stufe verpflichtend ist, legen Sie für Ihre Installation fest.
Wie fein lassen sich Rechte vergeben?
Rechte werden je Rolle und je Modul vergeben – Buchhaltung, Dokumente, Vorgänge, Stammdaten und weitere Bereiche lassen sich getrennt freigeben. Zusätzlich steuert die Zuordnung zu Objekten und Verwaltungseinheiten, welche Bestände jemand überhaupt sieht.
Kann man Buchungen einfach löschen?
Nein. In den geldführenden Bereichen gilt Storno statt Löschen: Eine fehlerhafte Buchung wird durch eine Gegenbuchung aufgehoben, beide bleiben sichtbar. So bleibt die Abrechnung später erklärbar und prüfbar.
Wie oft wird gesichert – und wohin?
Das Sicherungsintervall wird auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Die Referenzarchitektur sieht zusätzlich ein zweites, getrenntes Sicherungsziel vor. Die konkreten Werte hält Ihre Betriebsdokumentation fest.
Was passiert, wenn wir SummitX wieder verlassen wollen?
Sie exportieren Ihre Daten vollständig in offenen Formaten. Da die Installation ohnehin auf Ihrer Infrastruktur läuft, gibt es kein Konto, das jemand abschalten könnte, und keine Frist, innerhalb derer Sie handeln müssten.
Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja – abgeschlossen mit der Stelle, die tatsächlich Zugriff hat, in der Regel Ihrem zertifizierten Fachpartner. Der Vertrag benennt die technischen und organisatorischen Maßnahmen und die beteiligten Unterauftragnehmer.
Wie werden KI-Funktionen datenschutzrechtlich behandelt?
Assistenzfunktionen sind optional und liefern Vorschläge, keine Entscheidungen. Was verarbeitet wird und wohin es geht, wird vor der Aktivierung festgelegt und dokumentiert. Stammdaten, Berechtigungen und Prozessregeln werden von nachvollziehbarer Logik geprüft und nicht von einem Modell überstimmt.
Können wir vor der Einführung selbst prüfen?
Ja. Im Einführungsmodell arbeiten Sie zuerst mit einer eigenen Umgebung, bevor Sie sich entscheiden. Ihre IT oder Ihr Datenschutzbeauftragter kann in dieser Phase alle Punkte dieser Seite gegenprüfen.
Wie erfahren wir von Sicherheitsaktualisierungen?
Sicherheitsrelevante Korrekturen kommen über die normalen, kontrollierten Releases. Jedes Release trägt einen Neuerungstext, der beschreibt, was sich geändert hat – Ihr Fachpartner stimmt den Einspielzeitpunkt mit Ihnen ab.
Jede Verwaltung bekommt ihre eigene Installation. Es gibt keinen gemeinsamen Datentopf, aus dem etwas herausgefiltert werden müsste.
Prüfen Sie uns.
Bringen Sie Ihre IT oder Ihren Datenschutzbeauftragten mit. Wir gehen die Punkte dieser Seite durch – an einer echten Umgebung, mit Ihren Fragen und ohne ausweichende Antworten.